【コラム】体育会学生が意外と知らない就活マナー<電話・メール編>

就活ノウハウ

今のうちにビジネスルールを知っておけば入社後楽になる

こんにちは、アスリートプランニングの岡本です。
このご時世、連絡手段といえば、LINEですよね。ただし、就活においては依然として電話やメールでの連絡が主流。なぜなら、ビジネスでは電話やメールでお客様とやりとりすることのほうが圧倒的に多いからです。学生が連絡しやすいように、LINEを活用してくれる企業もありますが、入社後のことを考えると電話やメールにおけるビジネスルールを知っておいたほうがいいと言えます。
そこで今回は、電話やメールでの連絡で注意すべきことを紹介していきます。

企業に電話をするときは相手が忙しいことを配慮

ルール以前に、電話の際にはハキハキと、こちらの言葉が伝わるように話しましょう。電話は対面で会話するときよりも言葉を聞き取りにくいです。聞きたいことがぐちゃぐちゃになったり、上手く伝わらなかったりするとやりとりに時間がかかってしまうので、かける前に要点をまとめておくことをオススメします。企業の人は忙しいので、要点が整理されており、電話にかかる時間がコンパクトのほうが嬉しいものなのです。

ここからは、ルールごとに紹介していきます。
・電話をかけたときのあいさつ
電話をかけて相手が出たら、まず「○○大学の▲▲と申します。」と名乗りましょう。そして要件を伝えます。
例:「御社の求人に応募させていただいておりまして、1次面接の持ち物を確認のために連絡いたしました。ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか。」
電話をする相手が決まっている場合は、「○○部の▲▲様はいらっしゃいますか?」と呼び出します。

・電話をかける時間帯
電話をかける時間帯にも注意が必要です。電話をかける時間帯は、企業の営業時間でないといけません。だいたい10~16時ぐらいであれば大丈夫です。

・電話をかける場所
相手が聞き取りやすいように、騒がしくない場所からかけましょう。練習場からかけると、部員の掛け声や話し声が騒音になるので離れた場所でかけるようにします。

・不在着信が入っていたとき
不在着信が入っていることに気がついたらすぐに折り返しましょう。不在着信がどこから、どんな要件で入っているかすぐに把握するためには、留守番電話を設定しておいたほうがよいでしょう。これを設定することによって、あなたにかけたときに一定時間出ることが無ければ相手がメッセージを残せます。不在着信だけ入っていてもどこの誰から連絡が来ているかわかりませんが、留守番電話を聞けばどの企業からの連絡で、どんな用件で連絡が来ているかがすぐわかります。そのため、折り返し連絡する際にも心構えができます。

人に見られて恥ずかしいアドレスは避けよう

メールで一番注意すべきことは、届いている大事な連絡を見逃してしまうこと。面接通過の連絡が来ていたのに、見逃していて不合格と思い込んでいた、なんてことになったらもったいないです。見逃さないための工夫は、下記コラムに記載しているので参考にしてみてください。
【コラム】体育会学生におすすめの情報収集方法
https://asupura.com/2021/knowhow/detail.php?knowhow_id=6113

メールアドレスにも注意が必要です。学生あるあるでキラキラメールアドレスの人は変更をオススメします。好きなアーティスト名が入っていたり、あだ名が入っていたりすると、就活の場にはふさわしくないアドレスと言えます。携帯電話専用のアドレス(@docomo.ne.jp、@ezweb.ne.jpなど)を就活用に使う際にも注意が必要です。携帯電話専用アドレスだと、パソコンからのメール送受信・文字数・添付ファイルに制限があります。大学指定のアドレスでも問題ありませんが、こまめにチェックしにいかないといけません。

件名で判断するのがビジネスマン

どんなメールを書いたらいいかが一番不安なところかもしれませんが、ネットで検索すれば例文を探せます。社会人は膨大な数のメールを受け取り、メールの用件によって対応する順番を決めていくもの。そのため、メールの件名を見てすぐ開かないといけないメールなのか判断してもらえるように、「用件・名前」を件名に書きましょう。
件名例:「◯月◯日の会社説明会参加のお礼(大学名・氏名)」、「◯月◯日の面接のお礼(大学名・氏名)」など

学生で設定している人はあまりいませんが、ビジネスでは必須とされているのが署名の設定です。あなたに届くメルマガでも、本文の一番下に必ず送り主の企業名と電話番号などが記載されていますよね。本文で大学名と名前を名乗っていれば個人を特定できますが、署名に電話番号やメールアドレスがあったほうが親切と言えます。その連絡先を見て、人事が電話やメールをすぐにできて便利だからです。

署名例:
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アスプラ 太郎(あすぷら たろう)
●●大学▲▲学部■■学科
携帯電話:XXX-XXXX-XXXX
メール:XXXX@XXXXXXX
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電話嫌いでも今のうちに慣れておいたほうがいい

「電話は緊張するからメールのほうがいい」という人いますよね。しかし、不在着信を入れている相手にメールで連絡するのは避けたほうがいいです。急ぎで確認したいことがあったり、文章では伝えにくいことがあったりなど、理由があって電話という連絡手段を選択している場合があるからです。いずれにせよ入社した後は、仕事において電話をしないといけない状況になります。そのため、今のうちに慣れておいて損はないです。ビジネスマンとしてリードできるように、今から練習しておきましょう。

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