【コラム】体育会学生におすすめのスケジュール管理方法

就活ノウハウ

学生より数倍忙しい社会人がおすすめする管理ツール

こんにちは、アスリートプランニングの岡本です。

就活のスケジュール管理って物凄く大変なんです。いつも部活のスケジュールやバイトのスケジュールはしっかり管理できてるし大丈夫っていう人がいるかもしれませんが、就活期間の忙しさを甘く見てはいけません。ピークの時期になると、1日中面接会場を飛び回って移動時間で面接の準備をするというハードスケジュールになることもあります。どんどん埋まっていくスケジュールの中で、タスクの抜け漏れを防ぐためには管理が必要。スケジュール帳などを使って管理する方法もありますが、今回は就活生にオススメの便利なWEBツールを活用した管理方法を紹介していきますね。

スケジュール管理ができてないと、実力以外の部分で選考に落ちる

スケジュール管理ができてないと主に2つの弊害があります。
①選考に進むためのチャンスをうっかり逃してしまう
ESの締め切りが立て続けに設けられたり、面接が頻繁に発生する時期は同じです。同時並行で複数の物事が進みます。ESの締め切りや面接日程が把握できてないと、ESの提出や面接への参加を逃してしまったり、不十分な準備で臨んで後で後悔してしまったりなんてことも。

②無理なスケジュールになり、パンクしてしまう
今どの面接が入っているかを管理できていないと、面接の日程を詰め込みすぎる場合があります。面接を詰め込みするとどうなるのかと言うと、主に3つのパターンが考えられます。
1つ目は、面接の時間に間に合わなくなるパターンです。面接の遅刻は厳禁です。移動時間や前の面接が延びたことを考慮したスケジュールにしておきましょう。
2つ目は、他の企業に出すESを書く時間がなくなるパターンです。本命の企業のESであればしっかり時間をかけて完成度の高いものにしたいですよね。1日に1つしか面接を入れてなかったとしても部活やバイトとの時間の兼ね合いでESを書く時間が不十分ということもあり得るので、優先度の高い予定やタスクを先にスケジュールに入れておきましょう。
3つ目は、面接の準備ができないパターンです。1日に複数の面接が入っている場合、前日に準備だと間に合いません。例えば、2日後と3日後に2つずつ面接を入れているなら、3日後までの準備を今日やっておく必要がありますよね。面接の予定から逆算して準備の時間も予定に組み込んでおいたほうがいいです。
色んなリスクを想定したスケジュールのほうが気分的にも余裕が持て、面接で本領を発揮できますね。

手間をかけずに忙しい日の予定を見やすくするならGoogleカレンダー

ここでは、スケジュールの2つの管理方法をお伝えします。スケジュール管理を全くしていないという人はまずレベル1から、より便利にしてみたいという人はレベル2に挑戦してみてくださいね!

レベル1:手帳で管理
手帳を選ぶ際のポイントがいくつかあります。面接官の目の前で取り出す可能性を考えて色は黒や紺など派手な色ではない方がいいでしょう。中身は、マンスリー(月予定)とウィークリー(週予定)が確認しやすく、メモできるスペースがたくさんあるものがおすすめ。マンスリーでESの締め切りなど先の予定を把握するために使用し、ウィークリーで1日の時間単位の予定を把握します。メモは説明会や面接で言い渡された持ち物や、受験すべきテストに関する情報を書き込むのに使います。

あとは、OBOG訪問やリクルーター面談などで話を聞くときには、あらかじめ聞きたいことを手帳にまとめておくのもオススメです。スマホのメモ機能も使えますが、話している最中にスマホを机の上に出しているのが気になるという方もいらっしゃるので、聞いた話の備忘録なども手帳に書く方が無難でしょう。

レベル2:Googleカレンダーで管理
手帳は比較的簡単に誰でも使いこなせるため手軽に始められますが、機動性の部分で課題があります。例えば、就活中よくあるシチュエーションとして、移動中に電話がかかってきて面接の日程を聞かれた時、耳と肩で携帯を挟みながら、手帳を鞄から取り出して、近くに机がない場合は左手に手帳、右手にペンを持ちながらスケジュール調整の話をしなければいけません。雨が降っていたら、絶望的です。
その点、Googleカレンダーアプリなら、スマホ1台で完結します。簡単に書き込めて、予定のアラートも出してくれる優れものです。
もし、Googleのアカウントを持ってないという人はこちらからアカウントをまず作成してください。
Googleアカウント作成:https://accounts.google.com/signup
アカウントを持っている人はGoogleカレンダーのアプリをダウンロードしましょう。
Googleカレンダーのメリットを紹介します。
①1つ予定を入れれば、1日の時間単位、週単位、月単位の予定が一覧で見られる
手帳だと1日の時間単位のページ、週単位のページ、月単位のページと複数個所に同じ予定を記入しないといけません。その点、Googleカレンダーであれば格段に手間が省けます。
②1日に予定がたくさん入っていても見やすい
就活は赤色、部活は青色、アルバイトは緑色などとカテゴリーごとに色分けすることで何の予定か一目でわかります。さらに、紙の手帳だと書けるスペースが決まっているので、忙しい日はスペースに書ききれなくて枠外にはみ出して訳が分からなくなりますが、Googleカレンダーは入っているスケジュールの量によって表示を自動で変えてくれるので見やすくなります。
③住所や建物名を登録するとGoogle Mapと連携
住所や建物名を登録しておけば、予定画面からGoogle Mapに飛んで経路をすぐに出せます。ただし、Google Mapはタイムロスがない前提の移動時間が出るので、道に迷うリスクを考えて時間に余裕を持たせましょう。

一目見て何をやるべきか分かるタスクリストじゃないと大量のタスクはこなせない

ESの提出やWEBテストの受験など期限の設けられたタスクを忘れないための管理もきちんとする必要があります。どんな管理の仕方であれ、タスクが発生したらすぐに記録として残しておくのがポイント。自分の頭で覚えておいて後でやろうを信用すると、後で泣く羽目になりますよ。

レベル1:紙のチェックリスト
まず自分がしないといけないことを全て書き出します。そしてそれぞれのタスクに優先順位をつけて、その順でタスクをやっていきます。終わったら印をつけるのを忘れずに。リストは1日1枚で管理するのがポイントです。
さらに、タスクリストには細かく分解したタスクを書いたほうが同時進行でたくさんのタスクをこなせます。例えば、ESの提出というタスク。アスプラESの提出、とだけタスクリストに書くのではなく、アスプラESをダウンロード、下書き、先輩に添削依頼、添削後修正、WEBサイトから提出、という風に細分化するのがオススメです。

レベル2:Todoistというタスク管理アプリ
TodoistはiPhoneでもAndroidでも使えるアプリです。タスクの期限日を設定できるほか、タスクのグループ分けもできます。例えば、会社ごとのグループを作ってタスクを設定しておけば、ちょっとした移動中に「一番直近のES提出はA社だからHPをチェックしよう」ということもスマホでできちゃうんです。優先順位もつけられるので絶対にしないといけないこと、できればやっておきたいことで分けて管理できます。

スケジュール管理は社会人になる前のトレーニング

社会人になってもスケジュール管理、タスク管理は超大事です。スケジュール通りに動くこと、期限を守ることはできて当たり前という世界です。社会人でも人それぞれ自分に合った管理方法で工夫しながら管理しています。
日程や期限を勘違いしていたなんてもったいない理由でチャンスを逃してほしくないので、社会人になるまでの訓練だと思って自分なりのスケジュール管理・タスク管理を試してみてください。
しっかりスケジュール管理ができれば部活にあてられる時間も増えるかもしれません。貴重な1日をフルに活用できるように頑張ってください。

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